Υ.Α.Π. - Υπηρεσία Ανάπτυξης Πληροφορικής

Greek Dutch English French Italian Russian Spanish

Υποχρεώσεις Διευθύνσεων Προσωπικού

Οι Διευθύνσεις Προσωπικού / Διοικητικού οφείλουν:

1) Να προμηθευθούν τον απαραίτητο αριθμό ΑΔΔΥ (Ασφαλή Διάταξη Δημιουργίας Υπογραφής), π.χ έξυπνη κάρτα ή usb token
2) Να καθοδηγήσουν τους υπαλλήλους για τις διαδικασίες έκδοσης των ψηφιακών τους πιστοποιητικών
3) Να πραγματοποιούν έλεγχο σε κάθε υπηρεσιακή μεταβολή των υπαλλήλων τους και εφόσον απαιτείται οι υπάλληλοι να ανακαλέσουν τα εκδοθέντα ψηφιακά πιστοποιητικά
4) Σε ειδικές περιπτώσεις, όπως για παράδειγμα όταν δεν πραγματοποιηθεί το σημείο 3, η Δ/νση Προσωπικού / Διοικητικού θα πρέπει να υποβάλλει αίτημα μέσω της υπηρεσίας υποβολής αιτήματος ανάκλησης των πιστοποιητικών εκ μέρους του Φορέα όπου θα αναφέρεται ο λόγος της ανάκλησης των πιστοποιητικών του τελικού χρήστη, σύμφωνα με την απόφαση άρθρο 3 ΥΑΠ Φ.60/86/1435 (ΦΕΚ 1876/Β'/13.06.2012)

Συγκεκριμένα, θα πρέπει να ακολουθήσουν τις διαδικασίες που περιγράφονται πιο κάτω:
 
α) Νέος υπάλληλος (π.χ. πρόσληψη, μετάταξη) - έκδοση νέων ψηφιακών πιστοποιητικών. Διαγραμματική απεικόνιση της διαδικασίας (σε μορφή jpg, pdf, bpm)
β) Υπαλληλικές μεταβολές (π.χ. απόσπαση, μετάταξη, συνταξιοδότηση) - ανάκληση των ήδη υπαρχόντων ψηφιακών πιστοποιητικών. Διαγραμματική απεικόνιση της διαδικασίας (σε μορφή jpg, pdf, bpm)
 
Για τους παραπάνω λόγους, οι Διευθύνσεις Προσωπικού οφείλουν να αποκτήσουν πρόσβαση στο σύστημα διαχείρισης των χρηστών ψηφιακών πιστοποιητικών, σύμφωνα με τις οδηγίες και να καταχωρούν κάθε υπαλληλική μεταβολή (πρόσληψη, μετάταξη, απόσπαση, μετάταξη, συνταξιοδότηση, κ.α.)
 
Διοικητικές Διαδικασίες για την έκδοση ψηφιακών πιστοποιητικών


Η Δ/νση Προσωπικού / Διοικητικού θα πρέπει να απευθυνθεί στην ΑΠΕΔ μέσω της υπηρεσίας υποβολής αιτήματος για την προμήθεια υλικού για την έκδοση των ψηφιακών πιστοποιητικών των υπαλλήλων της. Στην περίπτωση που απαιτείται μεγάλος αριθμός ΑΔΔΥ, τότε θα πρέπει να συμβουλευθεί τις σχετικές SSCDs_specs.png και να προβεί στην αγορά των απαραίτητων ΑΔΔΥ που θα πρέπει όμως να είναι συμβατές με την υποδομή της ΑΠΕΔ. Στην συνέχεια, παρατίθεται η λίστα με το υλικό που είναι συμβατό με την υποδομή δημοσίου κλειδιού του ΕΡΜΗ:


•    Aladdin/Safenet (Windows, Linux, MacOS)
•    Athena Smartcard Solutions (Windows, Linux, MacOS)
•    Gemalto (Windows, Linux, MacOS)
•    Giesecke & Devrient (Windows, - Linux και MacOS-όχι όλες οι κάρτες)
•    Oberthur (Windows, Linux, MacOS)

Η Δ/νση Προσωπικού / Διοικητικού θα πρέπει να εξυπηρετήσει τα αιτήματα των υπαλλήλων του Φορέα για την έκδοση ψηφιακών πιστοποιητικών και να τους διαθέσει το απαραίτητο υλικό σε όσους θα προβλέπεται και έχουν δικαίωμα υπογραφής. Παράλληλα, θα πρέπει να τηρούν ηλεκτρονικό και φυσικό αρχείο με τους υπαλλήλους για τους οποίους έχουν εκδοθεί ψηφιακά πιστοποιητικά. Κατά την παράδοση της ΑΔΔΥ (π.χ. έξυπνη κάρτα και φάκελο PIN/PUK όπου προβλέπεται), θα πρέπει να υπογραφεί εις διπλούν το σχετικό έντυπο. Το ένα αντίτυπο παραμένει στη Δ/νση Προσωπικού / Διοικητικού και το δεύτερο το παραλαμβάνει ο τελικός χρήστης.
Επιπρόσθετα, οφείλουν να ενημερώνουν και να καθοδηγούν τους τελικούς χρήστες για τις σχετικές διαδικασίες για τα ψηφιακά πιστοποιητικά, όπως:

Διοικητικές Διαδικασίες για την ανάκληση ψηφιακών πιστοποιητικών

Οι Διευθύνσεις Προσωπικού / Διοικητικού οφείλουν να ενημερώνουν τους τελικούς χρήστες για τις υποχρεώσεις τους σχετικά με την ανάκληση των ψηφιακών τους πιστοποιητικών και την παράδοση – επιστροφή της ΑΔΔΥ. Τα ψηφιακά πιστοποιητικά που εκδίδονται στην ΑΔΔΥ είναι αυστηρά προσωπικά και προστατεύονται με PIN και PUK. Σε οποιαδήποτε υπηρεσιακή μεταβολή (π.χ. μετάθεση, συνταξιοδότηση, κ.α.) ο υπάλληλος θα πρέπει να:

1. ανακαλέσει τα ψηφιακά του πιστοποιητικά που είναι αποθηκευμένα στην ΑΔΔΥ μέσω της πύλης ΕΡΜΗΣ και όπως περιγράφεται από την σχετική διαδικασία

2. παραδώσει το σχετικό υλικό που έχει παραλάβει  από την Διεύθυνση Προσωπικού / Διοικητικού της Υπηρεσίας αφού συμπληρώσει το έντυπο παράδοσης - επιστροφήςΣε αυτήν την περίπτωση θα πρέπει να υπογράφεται εις διπλούν το σχετικό έντυπο παράδοσης – επιστροφής ΑΔΔY με τον τελικό χρήστη. Το ένα αντίτυπο παραμένει στη Δ/νση Διοικητικού και το δεύτερο το παραλαμβάνει ο τελικός χρήστης.

Ο καρταναγνώστης μπορεί να χρησιμοποιηθεί από οποιοδήποτε άλλο υπάλληλο και δεν συνδέεται με κανέναν τρόπο με τον κάτοχο, την έξυπνη κάρτα ή τα ψηφιακά πιστοποιητικά. Θα πρέπει όμως να συμπληρώσει το σχετικό έντυπο παράδοσης - παραλαβής ΑΔΔΥ από την Διεύθυνση Διοικητικού της Υπηρεσίας του για να μπορεί να κάνει χρήση του υλικού, προκειμένου να ενημερώνεται και να τηρείται το σχετικό μητρώο. 

Τέλος, οι Διευθύνσεις Προσωπικού / Διοικητικού διαβιβάζουν ψηφιακά υπογεγραμένα και επικυρωμένα από την Δ/νση Προσωπικού τα υπογεγραμμένα έντυπα από τον υπάλληλο προς την ΑΠΕΔ (e-mail to:  Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε. )