Για να είναι εφικτή η πρόσβαση στην ηλεκτρονική θυρίδα του ΕΡΜΗ από τον τελικό χρήστη, απαραίτητη προϋπόθεση είναι να έχει προηγηθεί η εγγραφή του στην πύλη. Μέσω της θυρίδας είναι εφικτή η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση των αποτελεσμάτων των ηλεκτρονικών του συναλλαγών ή να χρησιμοποιεί έγγραφα τα οποία και θα διαμοιράζει, εφόσον έχει πιστοποιηθεί αυστηρά στη πύλη ΕΡΜΗΣ. Συγκεκριμένα, τα τρία επίπεδα στα οποία ανήκουν οι χρήστες της πύλης είναι τα εξής:
Δημόσιοι (Public Users)
Σε αυτή την κατηγορία ανήκει ο καθένας που μπορεί να πλοηγηθεί στο portal του Ερμή και του περιεχομένου του, μέσω ενός κοινό web browser. Ενδεικτικοί δημόσιοι χρήστες είναι οι πολίτες ή επιχειρήσεις, που επιθυμούν να πληροφορηθούν για θέματα του Δημοσίου τομέα. Ως δημόσιοι θεωρούνται οι μη εγγεγραμμένοι χρήστες. Οι Δημόσιοι χρήστες δεν έχουν ηλεκτρονική θυρίδα.
Εγγεγραμμένοι (Registered Users)
Σε αυτή τη κατηγορία ανήκουν όλοι οι ονομαστικοί χρήστες της πύλης (που μέσα από τη διαδικασία του self registration έχουν αποκτήσει μοναδικό αναγνωριστικό και συνθηματικό εισόδου). Οι εγγεγραμμένοι χρήστες έχουν αυξημένα δικαιώματα πρόσβασης κι ενεργής παρέμβασης σε ειδικές περιοχές του portal: λίστες συζήτησης, έρευνες, σφυγμομετρήσεις, newsletter.
Αυστηρά πιστοποιημένοι (Certified Users)
Σε αυτή τη κατηγορία ανήκουν όλοι οι χρήστες που έχουν αυθεντικοποιηθεί με τη χρήση ψηφιακών πιστοποιητικών (software ή hardware) για τη χρήση των εσωτερικών μηχανισμών διαχείρισης των υποσυστημάτων (επικαιροποίηση περιεχομένου, διαχείριση λιστών συζήτησης, newsletters, σφυγμομετρήσεων, ρόλους διαχείρισης και διοίκησης περιεχομένου). Τα έγγραφα των χρηστών κρυπτογραφούνται στην ηλεκτρονική τους θυρίδα.
Οι βασικές λειτουργίες έχουν ως ακολούθως:
• Κάθε απλά εγγεγραμμένος χρήστης αποκτά προσωπική θυρίδα.
• Τα αρχεία-περιεχόμενα της θυρίδας είναι προσβάσιμα μόνο από τον κάτοχο της θυρίδας εκτός αν αυτός δώσει πρόσβαση σε τρίτους φορείς.
• Κάθε έγγραφο μπορεί προαιρετικά να φέρει ημερομηνία λήξης με το πέρας της οποίας αφαιρείται από τη θυρίδα.
• Ο κάτοχος της θυρίδας μπορεί να δώσει εξουσιοδότηση πρόσβασης ανά έγγραφο της θυρίδας του σε χρήστες τρίτου/ων φορέα/ων με κρυπτογράφηση με το πιστοποιητικό του/των φορέα/ων αυτού/ων. Ο τρόπος με τον οποίο γίνεται αυτό στην παρούσα υλοποίηση είναι μέσω δημιουργίας αντιγράφου του αρχείου και κρυπτογράφησής του με το πιστοποιητικό κρυπτογράφησης του φορέα στον οποίο πρόκειται να δοθεί η εξουσιοδότηση.
• Ο κάτοχος της θυρίδας μπορεί να εισάγει, να αφαιρεί και να μετονομάζει έγγραφα στη θυρίδα του κατά βούληση.
• Ένας υπάλληλος ΚΕΠ μπορεί να εισάγει τη θυρίδα του πολίτη ψηφιακά υπογεγραμμένα έγγραφα μέσω του συστήματος ekep. Δεν υπάρχει αυτή τη στιγμή διαθέσιμη λειτουργικότητα ώστε υπάλληλοι τρίτων φορέων να έχουν πρόσβαση στη θυρίδα των χρηστών.
• Τα αποτελέσματα των υπηρεσιών που ολοκληρώνονται ηλεκτρονικά, άσχετα από τον τρόπο εκτέλεσής τους από την πλευρά των φορέων εμπλεκόμενων και το σύγχρονο/ασύγχρονο μοντέλο της εκτέλεσης, αποθηκεύονται αυτόματα και είναι διαθέσιμα στον κάτοχο της θυρίδας.
• Ο κάτοχος θυρίδας, μπορεί να ζητήσει το αποτέλεσμα της εκτέλεσης μιας υπηρεσίας 3ου επιπέδου (δηλ. μιας υπηρεσίας που θα πρέπει να πάει αυτοπροσώπως για την παραλαβή του) να σκαναριστεί, να υπογραφεί ψηφιακά και να εισαχθεί στη θυρίδα του. Αυτό μπορεί να γίνει μόνο από υπάλληλο ΚΕΠ που θα διεκπεραιώσει την υπόθεση και προϋποθέτει την ύπαρξη scanner στο ΚΕΠ.
